Comment intégrer les remboursements de frais dans ses factures

Comme à chaque fois que je cherche des informations relatives à la comptabilité et autres sciences occultes, je me retrouve perdu dans les méandres du dark web, ou des extraterrestres n'hésitent pas à employer des expressions comme « facilement », « logique » et « les débours ne sont pas des charges » dans le même paragraphe.

Par exemple, il m'arrive fréquemment, quand je facture un client, de devoir inclure dans la facture des remboursements de frais. Et à chaque fois, je peste car j'ai totalement oublié la bonne façon de faire.

Pour les neuneus en compta comme moi, voici donc la méthode facile et logique pour émettre une facture qui intègre des remboursement de frais.

La magie de la compta

Attention, la comptabilité n'étant pas une science exacte, il existe toujours plus d'une façon d'arriver à ses fins (la compta n'est pas pythonique). Je vous montre une façon de faire, mais ce n'est pas la seul. Je décline toute responsabilité quand à d'éventuels troubles mineurs tels que procès, faillites, etc. suite à un mauvais usage des informations qui vont suivre.

Pour que l'explication soit plus simple, je vais prendre un exemple. Imaginons que je facture une prestation quelconque pour 1000€ à un client. Dans le cadre de cette prestation, j'ai du débourser 100€ pour des billets de train, 110€ d'hôtel, et 120€ pour une flute à charmer les serpents. Pour que ces frais me soient remboursés, je dois les refacturer à mon client.

TVA ou pas TVA

Le principe est simple : je dois récupérer à la fin exactement ce que j'ai mis au début. Ni plus, ni moins. Là ou les problèmes peuvent survenir, c'est au niveau de la gestion de la TVA.

Pour info, la tva sur les billets de train n'est pas récupérable. J'ai donc payé 100€ tout pile pour le transport.

En revanche, ma chambre d'hôtel est soumise à une TVA de 10%. J'ai donc payé 100€ HT et 110€ TTC.

Enfin, pour ma flute, soumise à la TVA classique de 20%, j'ai déboursé 100€ HT et 120€ TTC.

Comme je suis un professionnel et que je récupère la TVA, c'est donc sur la base HT que je vais refacturer mon client.

La facture

Pour chaque frais, j'ajoute une ligne dans ma facture, ou je stipule la somme HT. Sur cette somme, j'applique une TVA de 20% comme de juste. Voici un exemple.

Prestation / Produit	Quantité	Prix unitaire HT	Prix total HT
Numéro de charmeur de serpent	1	1000	1000
Frais : train	1	100	100
Frais : hôtel	1	100	100
Frais : achat de la flute	1	100	100
Total HT			1300
TVA (20%)			260
Total TTC			1560

Nous sommes donc bien d'accord. Quel que soit le taux de TVA qui s'est appliqué sur l'achat en question (5%, 10%, 20%), je le refacture HT et j'ajoute la TVA au taux qui s'applique pour moi (20%).

Ce qu'il en faut surtout pas faire, c'est refacturer le montant TTC puis réappliquer la TVA. Votre client ne sera pas content de se faire bananer de si belle manière.

Résultat

Pour mon train, j'ai payé 100€. Je ne récupère pas de TVA sur cet achat. Je refacture 120€ (100€ + 20€ de tva) et reverse 20€ à l'état. Mon client me verse 120€ et l'état lui rembourse 20€ de TVA. On est bon.

Pour mon hôtel, j'ai payé 110€. L'état me rembourse 10€ de TVA. Je refacture 120€, je reverse 20€ à l'état, mon client paie 120€ et l'état lui rembourse 20€. On est toujours tout bon.

Même calcul pour la flute. Je récupère au final ce que j'ai mis, ni plus ni moins.

Vous pouvez retourner à vos activités habituelles. Merci de votre attention.